Logo INCz M&A.png

Reducerea dependenței afacerii de angajați

Am o întrebare pentru tine: „-Ai șefi?”

Cum adică „-Ai șefi?”

Mai simplu decât pare. Imaginează-ți că ai un tehnolog foarte bun, foarte pasionat de ceea ce face și esențial pentru afacerea ta. Și el știe asta. Și începe să profite de această situație știind că ți-e foarte greu sau chiar imposibil să-l dai afară. Și tu îi „joci jocul”, treci cu vederea anumite acțiuni cel puțin îndoielnice și chiar cedezi la presiunile lui repetate de a-i mări salariul. Ghici ce? Ai un nou șef. Pe el.

 

Poate la ideea de a-ți vinde afacerea a contribuit și prezența lui, împreună cu pretențiile sale câteodată absurde. Dacă da, nu-ți vinde afacerea. Dă-l afară acum, indiferent de consecințe și angajează pe altcineva (punând pe primul loc atitudinea sa, pe urmă aptitudinile sale). De obicei, când îl vei da afară și va vedea că treaba devine serioasă, că-i „fug pernele de sub fund” și nu mai are putere asupra ta, se va smiorcăi și își va schimba radical comportamentul. Este treaba ta dacă îl mai dai afară sau nu. Cu asta am terminat discuția despre angajații-cheie dificili.

 

Mai degrabă consider că toți angajații sunt persoane fundamental bune, foarte bune în specializarea lor, cu o atitudine pozitivă față de muncă și față de afacerea ta. Sau cel puțin așa ar trebui să fie cu toții, într-un mod ipotetic. O parte din acești angajați sunt foarte importanți pentru bunul mers al afacerii tale. Tu îți cunoști cel mai bine afacerea și doar tu știi pe cine te bazezi în ea și cât de important e fiecare angajat pentru tine. Cei mai importanți sunt angajații tăi cheie. De cele mai multe ori angajații-cheie reprezintă echipa ta de conducere la care se adaugă și alți angajați din eșaloanele inferioare.

 

Deoarece afacerea ta depinde de acești oameni, este foarte important pentru tine să-i ții aproape. Chiar și mai importanți vor deveni pentru cumpărătorul afacerii tale deoarece se presupune că tu vei părăsi afacerea.

Așa că cumpărătorul afacerii tale vrea să se asigure că întreaga echipă va rămâne și după preluarea afacerii de către el.

În continuare vor fi câteva idei menite să scadă dependența excesivă de angajații tăi cheie atunci când, dintr-un motiv sau altul, vor decide să părăsească afacerea ta.

Atenție la contracte

 

Când este vorba de contracte nu ne referim doar la angajații tăi cheie, ci la toți angajații firmei tale.

Unii dintre ei au ajuns în poziții de conducere. Unii au avut câteva idei foarte bune. Alții chiar au creat produse foarte bune. Iar o a treia categorie te-au ajutat să-ți faci treaba foarte bine. Toți sunt valoroși pentru tine. Problemele cele mai mari nu apar atunci când încă lucrează pentru tine ci atunci când părăsesc afacerea ta.

Imaginează-ți situația în care pe parcursul verificării afacerii cumpărătorul îți va cere contractele separate de ne-concurență sau să-i arați clauzele de ne-concurență stipulate în contractele individuale de muncă ale tuturor angajaților tăi. Ei vor fi cu adevărat interesați de existența acestor clauze în contractele de muncă ale angajaților tăi cheie. Pentru că se teme de faptul că în urma definitivării tranzacției o parte dintre ei - mai ales dintre cei foarte importanți - vor părăsi afacerea și se vor angaja la concurență. Astfel, lovitura va fi dublă pentru ei. Este o temere justificată deoarece mereu se întâmplă acest lucru ca urmare a vânzării unei afaceri. Iar dacă afacerea ta implică și anumite cunoștințe, anumite secrete interne ce nu ar trebui să ajungă la competitorii tăi atunci înțelegi importanța acestei măsuri protecție. Această cerință a cumpărătorilor se întâmplă de regulă cu puțin timp înainte de negocierea finală și de încasarea, cel puțin parțială, a banilor tăi.

 

Aceasta devine o problemă majoră în circa o treime din cazuri. La acel moment nu mai ai cum să ascunzi lipsa acestor clauze nici să o eviți în vreun fel – cel puțin pentru angajații tăi cheie. Atunci îți va fi extrem de dificil și poate foarte costisitor să rezolvi această cerință a lor. Pentru că mulți dintre angajații tăi vor ști cum să profite la acel moment de semnătura lor.

 

Pentru asta trebuie să te pregătești din timp. Legal. Adică cu contracte foarte bune, încheiate astfel încât să-ți protejeze afacerea de urmări. Tocmai aceste lucruri vor fi verificate de către cumpărătorii afacerii tale: măsura în care afacerea ta va fi astfel protejată.

 

Deoarece atunci când un angajat îți pleacă, de cele mai multe ori ajunge să lucreze pentru concurența ta. Evident, nu este bine pentru tine. Cu atât mai mult cu cât aceștia au lucrat cu informații confidențiale, chiar vitale pentru afacere. Ce poți face în acest caz? Atunci aproape nimic. Trebuie făcut din timp. Și anume să incluzi în contractele individuale de muncă clauze de neconcurență, ne-solicitare, de confidențialitate sau chiar Acorduri separate de Confidențialitate. Nu sunt jurist. Ca economist, am doar idei generale despre aceste clauze.

 

Știu că la introducerea clauzelor de neconcurență trebuie avut în vedere la ce anume activități se referă concret, la ce categorii de firme, pe ce areal geografic și la o durată în timp a acestor clauze, durată de timp ce începe după încetarea contractului de muncă. Descrierea lor prea vagă, ce aproape că nu-i va permite fostului angajat să traiască sau să se angajeze în altă parte pentru a putea trăi decent nu vor fi acceptate într-un eventual proces ulterior, între tine și respectivul angajat. Mai trebuiesc avute în vedere compensațiile pe care va trebui să le plătești fostului tău angajat pentru durata de timp la care se referă clauzele de neconcurență.

Clauzele de ne-solicitare se referă în principal la interzicerea de a contacta alți angajați ai afacerii tale, clienți sau furnizori pentru a-i atrage în noua sa afacere sau în firma la care s-a angajat ulterior.

 

Iar clauzele de confidențialitate se referă la păstrarea informațiilor confidențiale dobândite lucrând în afacerea ta, așa cum spune chiar numele.

 

La aceste lucruri vor fi foarte atenți cumpărătorii afacerii tale din 2 motive:

  • Pentru că aceste clauze pot implica plăți viitoare, adică potențiale cheltuieli viitoare pentru ei și vor să știe dinainte la ce se vor putea aștepta

  • Pentru ca să fie cât mai siguri că odată cu plecare unui angajat nu va pleca și „rețeta” afacerii tale. Sau, mai exact, nu se vor scurge și o parte din informațiile confidențiale ale afacerii tale odată cu plecarea sa.

 

Un alt capitol la care trebuie să fii atent este legat de drepturile de proprietate intelectuală asupra invențiilor angajaților tăi. Adică aceștia să nu poată avea pretenții ulterioare de proprietate intelectuală sau alte drepturi de proprietate asupra produselor noi la care au lucrat. Juristul tău va cunoaște mai bine ce trebuie inclus în contractele respective.

 

Ideea este că aceste aspecte trebuiesc clarificate și incluse. Pe urmă va trebui să urmărești valabilitatea acestor contracte pentru a putea fi înnoite și re-semnate din timp. Nu aștepta cu ele până spre finalul procesului de vânzare al afacerii tale pentru că în acele momente lucrurile se vor accelera și tensiunea va crește, făcând dificile și poate foarte costisitoare rezolvarea acestor aspecte.

 

Un ultim aspect este legat de atașamentul tău față de angajații tăi. Ai lucrat poate zeci de ani alături de ei. Pe unii îi cunoști poate de la începutul afacerii și poate se vor pensiona odată cu tine. Indiferent cum, sunt sigur că le dorești doar binele. Și acum, la vânzarea afacerii tale, poate ești și tu îngrijorat de viitorul lor.

 

Tot ce poți face este să ceri noului proprietar să-ți păstreze angajații. Deoarece sunt cu toții buni și va avea nevoie de cunoștințele lor, de experiența lor, chiar de reputația lor. Da, va avea nevoie de ei. Poate nu de toți. Dar va avea cu siguranță nevoie de cei mai buni dintre ei. Ei sunt în general unul dintre motivele cele mai importante ale cumpărării afacerii tale.

 

Dar nu vei avea nicio garanție că-i va păstra pe toți, indiferent ce va promite sau va semna. Poate este mai bine să te împaci cu ideea asta de pe acum.

 

Partea bună va fi că cei ce vor rămâne vor avea noi perspective de avansare și responsabilități mai mari fiind astfel parte dintr-o organizație mai mare decât a fost a ta. Lor le va fi mai bine, după ce vor trece de hop-ul inițial, adică de momentul când le aduci la cunoștință intenția de a-ți vinde afacerea.

Manualul de operare

 

Să schimbăm puțin rolurile într-un scenariu posibil: tocmai ai preluat afacerea altuia și 5 angajați își dau demisia. Toți cei 5 sunt foarte buni în ceea ce fac. Dintre ei, 2 sunt angajați-cheie. Și ei sunt conștienți că sunt buni, că știu „meserie”și că sunt doriți și în altă parte. Dar sunt neliniștiți în legătură cu viitorul lor, de rolul lor în afacerea preluată de tine. În plus, nu te cunosc decât eventual „din auzite”. Nu este dificil de înțeles de ce au ales să plece. (Cred că ni s-a întâmplat tuturor o situație similară deja și ne-a fost destul de greu.)

E o situație foarte neplăcută. Acum trebuie să le găsești înlocuitori. Mai grav este că nu prea știi toate detaliile muncii lor. Iar fișa postului lor nu te ajută deoarece este prea stufoasă, conținând obligații de lucru generale, multe și vagi.

 

Însă alta ar fi fost acum situația dacă afacerea preluată ar fi avut un fel de „Manual de operare al Afacerii” în care să fie descrisă munca acestor angajați, ceea ce face fiecare din ei pas-cu-pas, când o face și cum o face. Este și mai bine dacă ar conține chiar și ce spune, când și cui.

Pare un vis frumos...

 

Acum să revenim. Cum am spus, aceasta este una dintre temerile oricărui cumpărător al afacerii tale: să cumpere o afacere bună iar în clipa următoare să piardă o parte sau chiar toată echipa de angajați ce țin afacerea pe picioare.

Așa că sunt absolut sigur că toți cumpărătorii ei vor aprecia „Manualul” de operare al afacerii tale și vor fi deschiși să-ți plătească mai mult pentru afacerea ta, dacă ai avea unul. Plata în plus nu ar fi doar pentru acest Manual de operare. Mai degrabă pentru faptul că văzându-l, își vor face o părere mult mai bună despre afacerea ta și despre felul în care ai condus-o. Dar vor aprecia și siguranța pe care le-o va da atunci când vor avea nevoie de informații sau atunci când vor angaja o persoană nouă, poate chiar în situația de mai sus.

 

Sună bine? Te întrebi cum să creez un astfel de Manual?

 

Păi poți începe cu persoana a cărei activitate o cunoști cel mai bine. Cu tine. Ia câteva foi de hârtie și schițează activitățile tale principale. Pe urmă descrie cum faci acele activități, cu cine vorbești, cui delegi, cine te ajută, cât de frecvent faci acele lucruri, ce le spui interlocutorilor tăi – eventual și cum le spui sau ceri diferite lucruri, dacă sunt importante aceste aspecte. Atașează orice informație pe care o consideri relevantă. Nu trebuie să fii foarte formal. Îți poți imagina de exemplu că urmează să-ți lași afacerea pe mâinile fiului sau fiicei tale. Iar aceștia nu prea cunosc exact ceea ce faci și cum. Care ar fi detaliile pe care le-ai include, dacă nu ai putea să le vorbești – doar să lași în urma ta foile respective?

Imediat ce ai terminat de făcut descrierea muncii tale cere ca același lucru să facă și echipa ta de conducere. Sau să facă toți angajații-cheie pentru a fi sigur că ai descrierile activităților cele mai importante.

 

Pe urmă... te-ai prins. Cere-le membrilor echipei tale de conducere sau angajaților-cheie să facă același lucru cu membri echipei lor, cu subordonații lor. Și tot așa, în jos până la ultimul nivel. De remarcat faptul că cu cât cobori mai jos și mai multe persoane fac activități similare sau identice, poți descoperi mai multe variațiuni ale muncii lor. Așa că vei putea alege doar una dintre ele pe care o consideri cea mai potrivită, le poți include pe toate sau orice combinație dintre ele. Exact cum crezi tu că ar fi mai potrivit pentru afacerea ta.

 

Acum este momentul să le aduni pe toate într-un Dosar. Le vei putea transcrie pe urmă într-un veritabil „Manual” despre care am vorbit sau păstra ca atare.

Se pot concepe Manuale complexe, profesionale. Vei găsi și pe internet câteva șabloane. Dar unul simplu, rezultat din activitatea ta curentă e cel mai bun.

În partea anterioară am vorbit despre crearea și îmbunătățirea echipei de conducere. Poate încă nu ai una sau doar tocmai ai schițat-o și ai discutat cu angajații tăi, viitorii tăi manager-i. Chiar și așa, fă Manualul și completează-l ulterior cu noile date.

În final, gândește-te că chiar și pe tine te va ajuta acest Manual sau cel puțin îți va ușura mult munca atunci când îți va pleca un angajat și vei angaja unul nou.